Jede IT-Ressource, einschließlich Datenspeicherhardware, die in den Besitz eines Unternehmens gelangt, durchläuft verschiedene Lebenszyklusphasen. Zu diesen Phasen gehören die Beschaffung, Zuweisung, Nutzung, Neuzuweisung, Reparatur und Aufrüstung sowie die Entsorgung durch Transaktionen wie Hardware-Austausch, Aufarbeitung, Wiederverkauf, Rücksendung (von geleasten Vermögenswerten), Spende, Recycling usw.
Die sichere Datenentsorgung ist in jeder Phase des Lebenszyklus von Speichergeräten von entscheidender Bedeutung. Die heutigen Gesetze zur Datenentsorgung verlangen die dauerhafte Vernichtung von Daten (sensible Geschäftsinformationen, einschließlich Kundendaten), die über einen bestimmten Zeitraum auf diesen Geräten gesammelt wurden. Speicherhardware wie Netzwerkspeicher (NAS), Rack-Server, externe Festplatten, Desktops und Laptops usw. können im Laufe ihrer Lebensdauer Terabytes an vertraulichen und persönlichen Daten sammeln. Diese Informationen, die umfassenden Datenschutzgesetzen wie der DSGVO, dem CCPA und anderen unterliegen, können im Falle einer Datenverletzung oder eines Datenlecks ein erhebliches Risiko für das verwahrende Unternehmen darstellen.
Dieser Artikel beschreibt die Risiken von Datenverletzungen, die für Unternehmen durch unsichere Datenentsorgung entstehen, sowie wichtige Überlegungen zur Einhaltung von Vorschriften und zur sicheren Entsorgung personenbezogener Daten.
Was sind häufige Gründe für eine unsichere Datenentsorgung?
Es kann verschiedene technische und nicht-technische Gründe geben, warum ein Unternehmen die sichere Entsorgung personenbezogener Daten nicht gewährleistet. Ein technischer Grund könnte beispielsweise sein, dass ein Unternehmen auf Degaussing setzt, ohne die Feldstärke der degaussed magnetischen Medien ausreichend zu berücksichtigen – eine grundlegende Überlegung bei der Entsorgung von Daten mittels Degaussing. Infolgedessen enthalten die entmagnetisierten magnetischen Datenträger, wie z. B. Festplatten, „Restdaten“, d. h. nicht aufgezeichnete sensible Informationen, die ständig der Gefahr der Offenlegung und des Missbrauchs ausgesetzt sind. Ohne dass jemand davon weiß, können die Restdaten auf der unzureichend entmagnetisierten Festplatte mit forensischen Datenrettungstechniken in einem Labor wiederhergestellt werden, was zu Datenverletzungen innerhalb des Unternehmens führt.
Ein nicht-technischer Grund könnte die Nachlässigkeit eines Unternehmens bei der Sorgfaltspflicht während des Transports des Speichermediums sein. Beispielsweise können Lücken im Lieferantenmanagement zu einer ineffektiven Datenentsorgung oder unzureichenden/fehlenden Prüfpfaden führen, was Datenverletzungen zur Folge hat, die das Unternehmen noch über Jahre hinweg verfolgen können. Die Datenverletzung bei Morgan Stanley, bei der zwei Datenverletzungen gemeldet wurden, für die der Bankriese verantwortlich gemacht wurde, verdeutlicht die Risiken und Strafen einer unsicheren Datenentsorgung.
Insbesondere das „mangelnde Bewusstsein“ für die Existenz und die Risiken von Restdaten ist einer der Hauptgründe, warum Unternehmen Medien nicht gemäß den Benchmarks für die Datenentsorgung bereinigen. Die weltweit größte Studie zu Restdaten aus 311 gebrauchten Geräten verdeutlicht die Verbreitung von Restdaten und die damit verbundenen unmittelbaren Gefahren. Die Studie analysierte gebrauchte Festplatten, Smartphones und Speicherkarten und stellte fest, dass 7 von 10 Geräten anfällig für den Verlust sensibler Daten waren. Es wurde festgestellt, dass jeder vierte Gerätebesitzer die Daten durch Löschen und Formatieren entsorgt hatte, ohne zu wissen, dass Löschen und Formatieren die Daten nicht dauerhaft entfernt.
Welche Risiken birgt die unsichere Datenentsorgung von Festplatten und anderen Speichergeräten?
Die Nichtverwendung sicherer Methoden zur Datenentsorgung, wie z. B. Datenlöschsoftware, kann zu Datenverletzungen mit Risiken wie Finanzbetrug, Diebstahl geistigen Eigentums, Rufschädigung, Rechtsstreitigkeiten und Strafen führen, die erhebliche finanzielle Verluste zur Folge haben können. Eine Studie des Ponemon Institute ergab, dass die durchschnittlichen weltweiten Kosten einer Datenverletzung für Unternehmen im Jahr 2018 bei 3,86 Millionen Pfund lagen, was einem Anstieg von 6,4 % gegenüber dem Vorjahr entspricht. In den folgenden Abschnitten werden die wichtigsten Risiken einer unsicheren Datenentsorgung und ihre finanziellen Auswirkungen in Form von Strafen beschrieben.
Rechtliche Sanktionen
Verstöße gegen Datenschutzgesetze wie die EU-DSGVO, GLBA und CCPA sowie die Nichteinhaltung von Vorschriften zur Datenentsorgung können rechtliche Schritte mit erheblichen Strafen nach sich ziehen. So kann beispielsweise ein vorsätzlicher Verstoß gegen die HIPAA mit Geldstrafen von bis zu 50.000 US-Dollar pro Verstoß und maximal 1,5 Millionen US-Dollar pro Jahr für Verstöße gegen dieselbe Bestimmung geahndet werden. Ebenso kann ein Verstoß gegen die EU-DSGVO mit Geldstrafen von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes oder 20 Millionen Euro geahndet werden.
Verlust von Goodwill und Marktanteilen
Eine Datenverletzung kann den Marktanteil eines Unternehmens dramatisch beeinträchtigen, seinen Ruf schädigen und seinen Wettbewerbsvorteil zerstören. So kann beispielsweise der Diebstahl von Kundendaten den Ruf von Unternehmen wie Bankinstituten, E-Commerce-Websites, sozialen Plattformen und ähnlichen Unternehmen gefährden. Die Studie „Data Breach 2018” von IBM zeigt, dass digitale Unternehmen mit einer Kundenabwanderungsrate von 1 % aufgrund einer Datenverletzung einen Verlust von 2,8 Millionen US-Dollar erlitten haben, der bei einer Abwanderungsrate von 4 % oder mehr auf 6 Millionen US-Dollar steigen könnte.
Finanzbetrug
Finanzbetrug nimmt zu, da immer mehr Transaktionen digital abgewickelt werden. Verstöße gegen den Schutz personenbezogener Daten wie Sozialversicherungsnummern, Mobiltelefonnummern, Namen und Finanzinformationen wie Online-Banking-Zugangsdaten und Kreditkartendaten können für Unternehmen hohe Kosten verursachen. Beispielsweise haften E-Commerce-Händler für Verluste aus betrügerischen Kreditkartentransaktionen, nachdem der Karteninhaber eine Rückbuchung beantragt hat. Die durchschnittlichen Kosten für Kreditkartenbetrug belaufen sich für den Händler auf 200 £ pro betrogenem Karteninhaber.
Was ist bei der sicheren Datenvernichtung zu beachten?
Als Unternehmen müssen Sie einige grundlegende Entscheidungen treffen, um Ihre Strategie zur Datenvernichtung festzulegen. Dazu gehören:
- Technologie zur Datenvernichtung
- Ort der Datenvernichtung: vor Ort oder außerhalb des Unternehmens
- Auswahl der verantwortlichen Stelle: intern oder Dienstleister
1. Technologie zur Datenvernichtung
Im Allgemeinen gibt es drei Techniken zur Datenvernichtung: Überschreiben (Datenlöschung), Entmagnetisierung und Schreddern. Diese Techniken verwenden die in den NIST SP: 800-88-Richtlinien beschriebenen Methoden„Clear“, „Purge“ und „Destroy“. Die Auswahl der geeigneten Datenvernichtungstechnik auf der Grundlage des Medientyps ist für eine effektive und sichere Datenvernichtung von entscheidender Bedeutung. Lesen Sie unseren Artikel über Datenvernichtungstechniken, um einen detaillierten Einblick in dieses Thema zu erhalten und die geeignete Technik auszuwählen.
2. Ort der Datenvernichtung: vor Ort oder extern
Unternehmen können Daten unter Berücksichtigung der jeweiligen Vor- und Nachteile vor Ort oder außerhalb des Unternehmens entsorgen. Die folgende Vergleichstabelle veranschaulicht die jeweiligen Vor- und Nachteile, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.
Datenvernichtung vor Ort vs. außerhalb des Unternehmens: Vergleich
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Parameter
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Datenvernichtung vor Ort
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Externe Datenvernichtung
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Wirksamkeit
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Sehr effektiv, wenn sie mit der für die Art des Speichermediums geeigneten Methode durchgeführt wird.
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Sehr wirksam, da die Datenvernichtung außerhalb des Unternehmens in einer spezialisierten Einrichtung erfolgt.
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Risiken von Datenlecks
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Geringes Risiko von Datenlecks, da die Medien vor Ort verbleiben.
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Mögliches Risiko von Datenlecks während des Transports der Medien zur externen Einrichtung.
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Kosten
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Die Datenvernichtung vor Ort kann kostengünstig und effizient sein, wenn sie mit einer Datenlöschungssoftware wie BitRaser mit nutzungsbasierter Lizenzierung durchgeführt wird. Die Kosten können durch den Einsatz von Entmagnetisierungsgeräten, Aktenvernichtern und spezialisiertem Personal steigen.
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Die Datenvernichtung außerhalb des Unternehmens ist als vertraglich vereinbarte Dienstleistung in der Regel teurer. Unternehmen mit größeren Sendungsmengen können jedoch aufgrund von Skaleneffekten von niedrigeren Stückkosten profitieren.
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3. Verantwortliche Stelle: intern oder Dienstleister
Zu einer effektiven Datenentsorgungsstrategie gehört auch die Festlegung, wer die Datenentsorgung tatsächlich durchführt. Sie können zwischen der „Datenvernichtung“ durch spezialisierte kommerzielle Dienstleister, sogenannte ITADs, oder der internen Verarbeitung mit sicherer Datenlöschungssoftware wählen, um Daten sicher zu vernichten. Bei kleinen Mengen zu löschender Geräte können Unternehmen dies selbst durchführen. Bei großen Mengen zu refurbishing Geräte können Unternehmen jedoch auf IT-Asset-Entsorgungsdienstleister zurückgreifen.
Fazit
Die sichere Datenentsorgung ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um sich vor Datenlecks und Risiken wie Betrug, Kundenverlust und Rechtsstreitigkeiten zu schützen. Wie in diesem Artikel erläutert, durchlaufen alle Speichergeräte, die sich in der Obhut des Unternehmens befinden, verschiedene Lebenszyklusphasen, bevor sie aus dem Besitz des Unternehmens ausscheiden. Daher muss das Unternehmen Kontrollpunkte, Verantwortlichkeiten und Maßnahmen für alle diese Phasen festlegen, um die erwarteten Ergebnisse der Datenentsorgung zu erzielen. Die Auswahl der richtigen Datenentsorgungsmethoden auf der Grundlage des Speichermediumtyps, des Partners für die Datenvernichtung und des Standorts sind wichtige Faktoren für die Festlegung der Datenvernichtungsstrategie. Sorgfältige und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage dieser Überlegungen können Unternehmen dabei helfen, ihre Ziele zur Medienbereinigung in Übereinstimmung mit den Gesetzen zur Datenentsorgung zu erreichen.
